Adoptée par le Conseil exécutif de Synex Performance d’affaires Inc. et les cabinets partenaires de Synex Assurance et Synex Solutions collectives
Propriétaire : Responsable de la protection des renseignements personnels
11 octobre 2023
Cette politique énonce les principes et décrit les pratiques de protection des renseignements personnels de Synex Performance d’affaires inc. et les cabinets partenaires de Synex Assurance et Synex Solutions collectives.
Synex Performance d’affaires Inc. et les cabinets partenaires1 de Synex Assurance et Synex Solutions collectives (ci-après « Synex ») reconnait l’importance de préserver la vie privée et s’engage à protéger les renseignements personnels qu’il recueille et traite dans le cadre de ses activités.
La Politique de protection des renseignements personnels (ci-après la « Politique ») a pour objectif d’énoncer les principes appliqués par Synex qui encadrent les pratiques de protection des renseignements personnels (ci-après « PRP ») des Personnes concernées.
La Politique décrit les normes et les pratiques en matière de PRP appliquées par Synex aux fins de :
La Politique s’applique à toute personne identifiée ou identifiable au sujet de laquelle Synex recueille des Renseignements personnels dans le cadre de ses activités.
1 L’expression « cabinets partenaires » comprend : Synex Auto Habitation inc., Invessa Assurances et services financiers inc., 9484‑0857 Québec inc., Girard, Tremblay et associés inc., Verrier & Associés inc., 9427‑6755 Québec inc., 9471‑7741 Québec inc., AFL Groupe Financier, Services Financiers JDF inc., Les Services Financiers Éric Levert inc., Synex Solutions Collectives inc., Alliance SMG inc., 9114‑5219 Québec inc. (FASRS Avantages sociaux Intégrés [ASI])., 9435‑1723 Québec inc., SHARP Insurance, Palladium Insurance, Go to insure, Go to benefits, Hope Grant et ZEBS; l’expression « cabinets partenaires » comprend également les cabinets partenaires qui se sont joints à Synex depuis la dernière mise à jour de la Politique.
Renseignement personnel (RP) signifie toute information qui concerne une personne physique et qui permet de l’identifier directement ou indirectement.
La Politique reflète l’engagement continu de Synex à se conformer aux exigences de PRP des personnes suivantes :
(Collectivement, les « Personnes concernées »)
Les pratiques de PRP de Synex sont définies et appliquées en conformité avec les principes directeurs en matière de PRP suivants, conformément aux lois applicables :
5.1.1 Responsabilité : Synex est responsable du traitement des RP qu’il a en sa possession, y compris les renseignements qui sont confiés à des tiers. Un Responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent au paragraphe 7, a été nommé et s’assure que la Politique est appliquée et que Synex se conforme aux lois et règlements applicables relatifs à la PRP.
5.1.2 Finalités de la collecte : Synex détermine les raisons pour lesquelles il collecte, utilise, communique et conserve des RP avant de les recueillir. Synex s’assure de collecter uniquement les RP qui sont nécessaires pour répondre aux fins prédéterminées. Les fins pour lesquelles les RP seront utilisés seront précisées spécifiquement au moment de leur collecte. À la date d’adoption de la Politique, les finalités d’utilisation des RP sont, sans s’y limiter :
5.1.3 Collecte : Synex limite la collecte des RP à ceux qui sont nécessaires pour les finalités visées. Synex collecte les RP directement auprès de la Personne concernée, à moins d’avoir obtenu son consentement à ce que ses RP soient collectés auprès de tiers ou si la loi l’autorise à les recueillir autrement. Synex peut également recevoir des RP de la part de ses partenaires.
5.1.4 Limitation de l’utilisation, de la communication et de la conservation
5.1.4.1 Limitation
Synex restreint l’utilisation des RP aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquelles la Personne concernée a consenti, sous réserve des exceptions prévues par la loi ou de l’obtention d’un nouveau consentement.
Synex limite l’accès aux RP qu’il détient aux seules personnes pour lesquelles l’accès est requis à l’exercice de leurs fonctions et offre des formations sur la PRP à son personnel. Le personnel de Synex est également lié par un engagement de confidentialité qui vise notamment la confidentialité des RP traités dans le cadre de ses fonctions.
5.1.4.2 Communication
Synex peut communiquer les RP des Personnes concernées à différents partenaires d’affaires, fournisseurs ou autres tiers dans le cadre de ses activités. Il peut aussi les communiquer à des tribunaux, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs ou toute autre partie chargée d’enquête ou de l’application des lois. Synex s’assure que les RP sont communiqués uniquement aux fins identifiées et pour lesquelles la Personne concernée a consenti, à moins que cette dernière donne son consentement aux nouvelles finalités ou à moins d’exceptions prévues dans la loi.
5.1.4.3 Conservation
Synex utilise des systèmes et des fournisseurs de services en technologie qui permettent d’assurer la conservation des RP des Personnes concernées de manière à maintenir leur confidentialité. Synex conserve les données et documents comportant des RP pour la durée nécessaire à l’utilisation pour laquelle ils ont été recueillis et des délais de conservation imposés par la loi.
Les RP sont généralement conservés dans la province du Québec. Il est néanmoins possible que la communication des RP à certains fournisseurs de services entraîne le transfert de ceux-ci à l’extérieur du Québec, auquel cas, Synex consultera les lois et les pratiques de PRP applicables dans la juridiction visée et s’assurera que les RP bénéficient d’une protection adéquate par le biais d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée et que l’encadrement contractuel stipule les engagements appropriés en matière de PRP.
5.1.5 Mesures de sécurité : Synex applique des mesures de sécurité qui sont proportionnelles à la sensibilité des RP qu’il détient afin de prévenir les atteintes à la confidentialité et à l’intégrité, conformément à ses encadrements en matière de sécurité de l’information.
5.1.6 Transparence : Synex documente ses pratiques de gestion de RP de façon simple et claire et les rend accessibles sur ses sites Internet. Synex fournit les informations prescrites à la Personne concernée lorsque la collecte est faite par l’entremise d’une technologie comprenant des fonctionnalités permettant de l’identifier, de la localiser ou d’effectuer un profilage par l’utilisation de technologie.
5.1.7 Droits des Personnes concernées : Synex applique des procédures permettant de traiter les demandes d’exercices de droit par les Personnes concernées, dont les demandes d’accès, de rectification et de retrait de consentement. Les demandes d’exercices de droit doivent être transmises au bureau du Responsable de la PRP, dont les coordonnées apparaissent au paragraphe 7, pour traitement conformément à la loi.
Synex respecte les droits reconnus aux Personnes concernées à l’égard de leurs RP et a mis en place des procédures pour traiter les demandes suivantes :
Synex répondra à toutes les demandes dans les 30 jours suivant la réception d’une telle demande. Lorsque Synex n’est pas en mesure de respecter ce délai, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, il informera par écrit la Personne concernée.
Synex a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels qui s’assure que Synex se conforme aux lois applicables sur la protection de la vie privée.
Pour toute question à l’égard de la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation des RP faites par Synex, il est possible de communiquer avec le Responsable de la PRP dont les coordonnées apparaissent ci-dessous :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Adresse civique : 2828, boul. Laurier, bureau 1300, Québec (Québec) G1V 0B9
Téléphone : 1 866 321‑2233
Courriel : confidentialite@synexcorp.ca
Cette Politique a été adoptée par le Conseil exécutif de Synex et prend effet à sa date d’adoption. Elle remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions de la Politique peut être obtenu sur demande au Responsable de la PRP. La collecte, l’utilisation, la divulgation et tout autre traitement des RP d’une Personne concernée par Synex seront régis par la version de la Politique en vigueur au moment du traitement.
Le Responsable de la PRP est responsable de la Politique et de sa révision. La Politique peut être modifiée à la discrétion de Synex afin de refléter les modifications aux exigences applicables ou aux pratiques de Synex et sera révisée minimalement tous les trois ans.
23 septembre 2024
La Politique de traitement des plaintes et de règlement des différends (ci-après la « Politique ») a pour objectif de mettre sur pied une procédure équitable et gratuite pour notre clientèle afin de s’assurer du traitement les plaintes reçues par SYNEX SOLUTIONS COLLECTIVES, ci-après appelé « le cabinet».
Notre cabinet souhaite prendre en charge toutes insatisfactions communiquées par sa clientèle dans l’objectif de satisfaire sa clientèle tout en respectant le cadre légal auquel notre cabinet est assujetti.
Aux fins de la politique, une plainte constitue l’expression d’au moins un des trois éléments suivants :
Une plainte doit être consignée par écrit, d’une façon qui permette de la conserver. Si un consommateur manifeste plutôt sa plainte verbalement, la personne qui en assure la prise en charge doit alors documenter celle-ci de sorte à en permettre la conservation.
Insatisfaction ou préoccupation à adresser
Ne constitue pas une plainte, toute démarche informelle visant à faire corriger un problème particulier, dans la mesure où le problème est traité dans le cadre des activités régulières de l’inscrit et sans que le consommateur n’ait porté plainte.
En premier lieu, SYNEX SOLUTIONS COLLECTIVES et ses cabinets partenaires encouragent tout plaignant à communiquer avec son représentant ou avec le service à la clientèle, par courriel à l’adresse suivante : info@synexcorp.ca
Le plaignant qui n’est pas satisfait des réponses ou informations obtenues à l’étape précédente et qui désire porter plainte doit le faire par écrit à l’adresse suivante ou par courriel:
Synex Solutions collectives
2828, boulevard Laurier, bureau 1300
Québec (Québec)
G1V 0B9
Téléphone : 418 650‑5566
Courriel : plainte@synexcorp.ca
En mentionnant comme objet : « Plainte – à remettre au responsable des plaintes ».
Tout employé saisi d’une plainte doit la transmettre, dès sa réception, au responsable des plaintes. Celui-ci procédera à l’ouverture d’un dossier pour chacune de ces plaintes tenant compte des règles de tenue de ces dossiers.
Le responsable doit accuser réception de la plainte dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la réception.
Dès réception de la plainte, SYNEX SOLUTIONS COLLECTIVES doit enclencher son processus de traitement d’une plainte. Le traitement de la plainte, c'est-à-dire l’analyse de la plainte et des documents pertinents, doit être effectué dans un délai raisonnable, soit dans les 30 jours suivant la réception de tous les renseignements nécessaires à son étude.
Dans le cas d’une plainte incomplète, un avis comportant une demande de complément d’information à laquelle le plaignant doit répondre dans un délai de 10 jours ouvrable, à défaut de quoi la plainte sera réputée abandonnée.
À l’issue de l’examen de la plainte, le responsable doit transmettre au plaignant une réponse finale écrite et motivée.
Chaque plainte doit faire l’objet d’un dossier distinct. Ce dossier doit comprendre les éléments suivants :
Le plaignant doit recevoir la réponse écrite, finale et motivée du cabinet.
Le plaignant pourra accepter ou refuser, par réponse écrite au cabinet, et demandez le cas échéant un transfert de son dossier à l’Autorité. Advenant l’absence de réponse de la part du plaignant dans un délai de 10 jours ouvrable, la plainte sera considérée abandonnée.
Si le plaignant n’est pas satisfait de la position finale obtenue ou du traitement de sa plainte, il peut demander au responsable, et ce, en tout temps, de transférer son dossier à l’Autorité.
Le dossier transféré est composé de l’ensemble des éléments d’information relatifs à la plainte.
Le respect des règles de protection des renseignements personnels en notre possession demeure la responsabilité de SYNEX SOLUTIONS COLLECTIVES.
Synex a nommé un Responsable de la protection des renseignements personnels qui s’assure que Synex se conforme aux lois applicables sur le traitement des plaintes et règlement des différends.
Le responsable du cabinet, agit à titre de répondant auprès de l’Autorité des marchés financier et voit à la formation du personnel de l’entreprise. Le responsable doit transmettre au personnel toute l’information nécessaire au respect de cette politique tout en veillant à son application.
Pour toute question à l’égard de la collecte, l’utilisation, la divulgation ou la conservation des RP faites par Synex, il est possible de communiquer avec le Responsable de la PRP dont les coordonnées apparaissent ci-dessous :
Sandra Laflamme
Adresse civique : 2828, boul. Laurier, bureau 1300, Québec (Québec) G1V 0B9
Tél. : 1-866-321-2233
Courriel : plainte@synexcorp.ca
Cette Politique a été adoptée par le Conseil exécutif de Synex et prend effet à sa date d’adoption. Elle remplace toutes les versions antérieures. L’historique des versions de la Politique peut être obtenu sur demande au Responsable du traitement des plaintes et règlement des différends. La collecte, l’utilisation, la divulgation et tout autre traitement des RP d’une Personne concernée par Synex seront régis par la version de la Politique en vigueur au moment du traitement.
Le Responsable du traitement des plaintes et règlement des différends est responsable de la Politique et de sa révision. La Politique peut être modifiée à la discrétion de Synex afin de refléter les modifications aux exigences applicables ou aux pratiques de Synex et sera révisée minimalement tous les trois ans.